Qual o procedimento para certificação Pró-Gestão RPPS?

A certificação Pró-Gestão foi instituída para os Regimes Próprios de Previdência Social com o objetivo de assegurar que as melhores práticas sejam executadas na gestão do RPPS e que haja mais transparência para as partes interessadas sobre como essa gestão está sendo realizada.

O Pró-Gestão traz diversos benefícios ao gestor, dá a eles a oportunidade de adquirir maiores conhecimentos para aprimorar o controle dos ativos e passivos e o aumento de sua credibilidade.

Mas como é o procedimento para certificação Pró-Gestão? É sobre isso que falaremos hoje! Acompanhe conosco e saiba o que fazer para certificar o seu RPPS!

Quais os requisitos para certificação Pró-Gestão?

A certificação Pró-Gestão é um processo no qual uma entidade certificadora credenciada avalia se o RPPS atende aos padrões de execução de processos de gestão e a algumas normas técnicas predefinidas.

A avaliação para sua concessão ocorre por meio da auditoria de certificação. Quando essa auditoria constata conformidade com as diretrizes do programa, o RPPS passa a ser considerado certificado.

Abaixo, separamos os requisitos para conquistar a certificação Pró-Gestão:

1. Responsabilidade dos gestores

É necessário o comprometimento por parte do representante legal e do dirigente do RPPS para que sejam adotadas todas as medidas necessárias à implementação do Programa Pró-Gestão.

2. Criação de um sistema de qualidade

A certificação requer a adoção de padrões de qualidade, em conformidade com os requisitos estabelecidos em cada uma das ações das três dimensões descritas no Manual do Pró-Gestão, sendo:

Governança Coorporativa;
Educação Previdenciária;
Controles Internos.

3. Documentação do processo de certificação

Todas as atividades referentes ao processo de certificação devem ser documentadas para que, quando da auditoria, elas possam ser verificadas pela entidade certificadora.

4. Mapeamento, modelagem e manualização dos processos

As atividades componentes dos processos-chave do RPPS devem ser identificadas, mapeadas e devidamente documentadas.

5. Treinamento

Devem ser criados programas de conscientização e treinamento para os colaboradores, para que estes conheçam e estejam integrados ao processo de certificação.

6. Monitoramento

Devem ser estabelecidos processos de identificação, definição de metas e indicadores, e prevenção de riscos ligados à gestão dos ativos.

O monitoramento cumpre papel importante não apenas para a primeira certificação Pró-Gestão, mas também para sua manutenção e posterior renovação.

7. Ações corretivas

O RPPS deve ter procedimentos de investigação e análise das causas de maus resultados e plano de ação definido para prevenir a reincidência dessas situações.

Qual o passo a passo para a certificação?

Depois de cumprir os requisitos para certificação Pró-Gestão, o RPPS deve seguir um passo a passo, conforme abaixo, para conseguir o certificado. Veja só quais são os passos:

1. Definição do nível de aderência

A unidade gestora do RPPS deve avaliar a situação de seus processos internos e definir o nível de aderência mais adequado ao seu porte e complexidade das medidas de adequação necessárias. Para checar os níveis de aderência possíveis, veja o Manual do Pró-Gestão.

2. Realização de diagnóstico situacional

Após definição do nível, deve ser elaborado um diagnóstico da gestão do RPPS, contendo a avaliação dos processos, recursos humanos e materiais disponíveis e identificação dos processos-chave.

3. Criação do termo de adesão

O RPPS deve definir em documento próprio os compromissos e as obrigações recíprocas necessários para atingir a certificação no nível de aderência que deseja.

Em seguida, seus representantes legais devem assinar em conjunto o Termo de Adesão ao Pró-Gestão RPPS, disponibilizado no Anexo 2 do Manual, e enviá-lo à Secretaria de Previdência, pelo e-mail progestao.rpps@previdencia.gov.br.

4. Elaboração do Plano de Trabalho

O gestor de RPPS deve elaborar o Plano de Trabalho para certificação Pró-Gestão, de acordo com o nível de aderência pretendido. Este plano deve conter:

Critérios de documentação dos procedimentos de implantação e etapas do processo de certificação;
Definição das etapas de implantação, prazos e respectivos responsáveis;
Treinamento dos servidores do RPPS e outros colaboradores, divulgação dos objetivos e métodos para a implantação dos novos procedimentos;
Definição dos recursos necessários e áreas prioritárias;
Identificação, mapeamento, modelagem e manualização dos principais processos, de acordo com o nível de aderência pretendido;
Definição dos pontos críticos das atividades e das responsabilidades;
Descrição de como se fará a adequação dos processos e atividades às diretrizes do Programa, de acordo com o nível pretendido;
Definição de procedimentos de acompanhamento e avaliação em todos os processos e indicação dos responsáveis;
Cronograma de implantação.

5. Seleção da entidade certificadora

O RPPS selecionará a entidade certificadora, dentre aquelas credenciadas, e providenciará a sua contratação. Você pode checar a lista de entidades clicando aqui.

Concluída a implementação das adequações nos processos de trabalho do RPPS, a unidade gestora definirá com a entidade certificadora o momento em que se dará a auditoria.

6. Obtenção do certificado

Realizada a auditoria de certificação e constatado que o RPPS demonstrou a conformidade ao nível de aderência pretendido, a entidade certificadora emitirá a certificação Pró-Gestão.

Em seguida, a entidade certificadora encaminhará à SPREV a cópia do Termo de Concessão da Certificação, conforme Anexo 3 do Manual do Pró-Gestão.

Em resumo, a certificação Pró-Gestão permite que o gestor conheça, organize e melhore os processos institucionais, evitando retrabalho e reduzindo custos na gestão do RPPS.

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